ЭДО, УПД и счёт-фактура: что нужно для закупки по договору

Для тех, кто закупает упаковку впервые как ООО или ИП, а не как физлицо на маркетплейсе, порядок документов может казаться избыточным. На деле весь процесс укладывается в три шага.

Договор и счёт

Разовая поставка обычно оформляется по счёту-договору: отдельный документ на каждую закупку не всегда нужен, если стороны согласовали существенные условия в счёте. Для регулярных отгрузок удобнее рамочный договор поставки: один раз подписали, дальше, только счета и накладные.

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ: это счёт-фактура и накладная в одном документе. Он подтверждает и факт передачи товара, и данные для вычета НДС, если работаете с НДС. УПД экономит время бухгалтерии по сравнению со связкой «накладная плюс отдельная счёт-фактура».

Зачем ЭДО

Электронный документооборот: это обмен УПД и счетами через оператора ЭДО, без бумажных оригиналов и почты. Документ подписывается электронной подписью и юридически равен бумажному, быстрее для обеих сторон и не требует хранить архив бумаг.

Что понадобится от вас

Реквизиты организации или ИП и оператор ЭДО, если уже подключены, остальное, включая назначение платежа и разбивку по позициям, готовит поставщик. Актуальные реквизиты для договора и счёта: на отдельной странице.

Условия возврата и замены при браке: гарантия и возврат. Другие ответы: вопросы и ответы.